Sistem manajemen pemeliharaan dan perbaikan

PEMELIHARAAN, PERBAIKAN DAN KESEHATAN SERTA KESELAMATAN KERJA
1. Pemeliharaan dan Perbaikan 2. Kegiatan Pemeliharaan dan Perbaikan 3. Manajemen Pemeliharaan dan Perbaikan	4. Pemeliharaan dan Perbaikan Berbantuan Komputer 5. Kesehatan dan Keselamatan Kerja 6. Organisasi Keselamatan Kerja

Masalah pemeliharaan dan perbaikan jika tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan banyak kerugian, antara lain:

• rugi waktu karena pekerjaan yang tertunda (akibat kerusakan peralatan atau gedung atau sarana lainnya),
• produktifitas turun
• efisiensi turun,
• menambah biaya operasional, dan sebagainya.

Oleh karena itu perlu menerapkan sistem pemeliharaan & perbaikan yang baik. Sistem pemeliharaan & perbaikan yang baik pada dasarnya merupakan penerapan sistem manajemen untuk seluruh pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan. Gambar 1.9. menunjukkan unsur-unsur manajemen secara umum, yang dapat diterapkan pada sistem pemeliharaan dan perbaikan.

Prinsip manajemen pemeliharaan dan perbaikan

Perencanaan pekerjaan dan tenaga
Untuk mendapatkan hasil yang baik, suatu pekerjaan pemeliharaan harus direncanakan dengan baik. Dalam sebuah perusahaan atau industri biasanya telah ada format khusus yang digunakan untuk membuat perencanaan tersebut. Bentuk format perencanaan antara industri yang satu dengan industri lainnya dapat berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing. Tetapi secara umum format perencanaan pekerjaan tersebut memuat isi tentang:

• Jenis atau tipe pekerjaan
• Sifat atau level pekerjaan
• Tenaga pelaksana yang diperlukan
• Material atau suku cadang yang diperlukan
• Waktu atau lama pengerjaan, dan sebagainya

Tipe pekerjaan meliputi: pekerjaan perbaikan biasa dan pekerjaan pemeliharaan yang bersifat rutin atau perbaikan berat, ini perlu diketahui oleh perencana dan teknisi agar dapat diperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Dalam kenyataan bisa terjadi kondisi dimana dalam waktu yang bersamaan terjadi banyak sekali pekerjaan pemeliharaan yang harus diselesaikan, sedangkan tenaga teknisi terbatas. Dalam kondisi ini, maka perlu dibuat skala prioritas dengan cara melihat urgensi (tingkat kedaruratan) pekerjaan. Level pekerjaan yang bersifat darurat atau kritis harus mendapat prioritas. Pekerjaan ini harus dapat diselesaikan dalam waktu paling lama 24 jam.

Pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan

Suatu pekerjaan pemeliharaan harus dikoordinasikan dengan baik karena meyangkut beberapa bagian dari suatu organisasi, misalnya: bagian front office yang menerima barang yang akan diperbaiki atau diservis, bagian perbaikan atau bengkel sebagai tempat perbaikan dan pemeliharaan, bagian gudang yang menyimpan suku cadang, bagian keuangan, dan sebagainya.
Untuk mempermudah pekerjaan, seorang perencana biasanya membuat suatu mekanisme kerja pemeliharaan dengan menggunakan sarana yang disebut Perintah Kerja (Work Order). Seluruh prosedur pelaksanaan pekerjaan harus ditaati oleh seluruh karyawan.

Prosedur kerja dimulai dari diterimanya permintaan pekerjaan (Work Request atau W.R, ditandatangani oleh manajemen). W.R yang telah disetujui akan menjadi perintah kerja (Work Order atau W.O). W.O akan dipelajari oleh perencana untuk selanjutnya dibuat rencana kerja lengkap, lalu dibuat jadwal pelaksanaan pemeliharaan. Sebuah W.O yang baik setidaknya mengandung informasi tentang:

• Jenis Aset/barang/peralatan yang akan dikerjakan
• Deskripsi pekerjaan pemeliharaan & perbaikan yang jelas
• Sejarah pemeliharaan peralatan tersebut

Pelaksanaan pekerjaan & pelaporan

Pelaporan merupakan salah satu hal penting dalam pelaksanaan pekerjaan pemeliharan & perbaikan. Ada 2 masalah utama yang perlu dilaporkan ke manajemen, yaitu: masalah volume pekerjaan (lama waktu pengejaan & jumlah pekerja yang diperlukan) dan masalah material atau bahan. Masalah volume pekerjaan bagi manajemen diperlukan untuk memperkirakan adanya upah lembur. Sedangkan masalah bahan atau material sangat berkaitan dengan ketersediaan suku cadang di gudang. Kedua informasi ini dapat digunakan oleh manajemen untuk memberikan informasi kepada pelanggan atau pemberi pekerjaan kapan pekerjaan tersebut bisa selesai.

Dalam manajemen pemeliharaan, W.O adalah ujung tombak kesuksesan sistem manajemen pemeliharaan & perbaikan.

Audit dan evaluasi

Setelah seluruh pekerjaan pemeliharaan & perbaikan selesai dikerjakan, sebaiknya diadakan evaluasi kinerja yang menyeluruh, mulai dari front office, teknisi sebagai tenaga pelaksana, bagian gudang dan material, bagian keuangan, bagian pengolah data, dan sebagainya. Hal ini perlu untuk selalu menjaga kualitas dan kinerja perusahaan atau industri secara menyeluruh.

Catatan Backlog:
File aktif berisi semua catatan W.O disimpan sebagai catatan Backlog. Catatan Backlog dapat digunakan oleh manajemen untuk menentukan jumlah pelaksana, membuat prioritas pekerjaan, membuat status keselamatan kerja, memprediksi biaya, atau dan sebagainya. Bagi seorang analis, catatan Backlog dapat digunakan untuk membantu menentukan tingkatan staf dan mengurangi overhead cost (biaya yang tidak perlu).