Penyajian data dengan grafik

MEMBUAT LAPORAN

1. Tabel dan Grafik 2. Membuat Tabel 3. Menyajikan Data dengan Grafik

Grafik, atau dalam istilah komputer sering disebut dengan Chart, adalah merupakan visualisasi dari data yang tersimpan dalam tabel. Hati-hati, kalau-kalau tertukar dengan istilah graphics, karena itu berbeda. Dalam istilah di dunia IT, graphics berarti gambar, atau hal-hal yang berhubungan dengan desain.

Grafik, biasanya digunakan untuk menganalisa suatu perkembangan akan lebih cepat dan lebih mudah membacanya, dibandingkan jika harus menganalisis data yang tersimpan dalam tabel. Grafik umumnya dilambangkan dengan gambar-gambar seperti garis atau kurva, batang, piramid, lingkaran (sering diistilahkan dengan donat/doughnut, atau pie, karena bentuknya yang menarik seperti makanan). Ketinggian garis, batang, atau besar kecilnya potongan juring dalam lingkaran menyatakan perbandingan yang dapat dengan cepat untuk ditangkap perbedaan-nya.

Menyiapkan data
Langkah pertama adalah menyiapkan data. Data yang akan ditampilkan dalam bentuk grafik, maka dibuatlah terlebih dahulu. Data harus dalam bentuk tabel, dan dapat dibuat terlebih dulu tabelnya secara lengkap, atau setidaknya data sudah siap, dan dapat diketikkan pada datasheet yang sudah disiapkan ketika perintah membuat tabel dijalankan. Berikut ini, adalah contoh tabel yang sudah disiapkan.

Membuat grafik

a. Insert >> Object >> Chart

Blok tabel yang akan ditampilkan grafiknya. Aktifkan menu: Insert >> Object >> Chart, maka akan ditampilkan langkah pertama pembuatan grafik. Selanjutnya, memilih jenis grafik.

b. Chart Type

Adalah fasilitas untuk memilih jenis grafik. Pilih salah satu di bawah Choose a chart type. Ketika satu jenis grafik terpilih, misalnya: Column, maka di sebelah kanan ada beberapa variasi jenis yang tersedia. Anda tinggal memilihnya salah satu.

Tersedia juga jenis tampilan tiga dimensi (3-D). Klik pada pilihan 3D Look, maka di bawahnya akan muncul beberapa pilihan, dan pilih sesuai selera kita. Lalu Next

c. Data Range

Data range, adalah data dalam tabel yang nantinya akan dijadikan sebagai grafik. Apabila data sudah dibuat di awal, maka data range tidak perlu diisi lagi. Tetapi jika belum dibuat, maka dapat ditambahkan dengan mengaktifkan menu: View >> Chart Data Table, kemudian isikan datanya.

Ada dua pilihan data series, yaitu: 'Data Series in Row' yang artinya data baris pertama pada tabel dijadikan label pada sumbu X grafik, dan yang kedua 'Data Series in Column', yang artinya kolom pertama pada pada tabel dijadikan sumbu X pada grafik. 'First row as label', artinya baris pertama pada tabel dijadikan sebagai label pada sumbu X grafik. 'First column as label', artinya kolom pertama pada tabel dijadikan sebagai label pada sumbu X grafik. Klik Next.

d. Data Series

Ada dua jenis data series pada contoh ini, yaitu: Series untuk laki-laki dan perempuan. Jika tidak ingin ditampilkan, dapat dihapus dengan cara klik tombol Remove. Sebaliknya, jika akan menambahkan series baru, maka: klik tombol Add. Ketik nama seriesnya pada Range for Name. Klik Next.

e. Chart Element

Langkah terakhir adalah melengkapi elemen grafik. Ketikkan judul grafik pada kotak Title. Isi sub judul, dan ketik-kan pada Subtitle. Ketik label pada Sumbu X pada X axis. Ketik label pada sumbu Y pada Y axis. Pada grafik dengan mode 3-Dimensi mempunyai sumbu Z, ketikkan labelnya pada Z axis.

Untuk menampilkan keterangan pada diagram, ceklis pada Display legend. Posisi keterangan pada diagram ini dapat kita atur dengan meng-klik Left (kiri), Right (kanan), Top (atas), dan Bottom (bawah).

Selanjutnya, adalah menambahkan grid. Untuk menambahkan garis mendatar, klik X axis pada Display Grid, dan Y axis untuk garis tegak. Klik Finish.

Tabel sudah selesai, dan hasilnya akan ditampilkan seperti berikut.

Pada saat ini grafik sudah dapat ditampilkan di halaman naskah, dan caranya klik mouse di luar obyek grafik, maka kita akan kembali ke halaman naskah.

Penempatan grafik di dalam naskah dapat diatur, dengan menggeser grafik ke tempat posisinya dengan cara: klik drag sepeti layaknya sebuah gambar.

Memodifikasi grafik

Untuk memodifikasi grafik kembali seperti mengganti warna, type grafik atau menambahkan series, anda tidak dapat melakukannya di dalam naskah melainkan harus mengaktifkan kembali software pembuat grafik dengan cara dobel klik mouse pada obyek grafik.

Berikut adalah tampilan menu dan toolbar untuk mengubah grafik.

Lihat, gambar 4.38: Menu dan Toolbar grafik

a. Mengubah Jenis Grafik: Aktifkan menu Format – Chart Type atau klik ikon Chart Type. Jendela Chart Type akan ditampilkan seperti berikut dan kita dapat memilih.

Lihat, gambar 4.39: Menu untuk mengubah Chart Type
Lihat, gambar 4.40: Contoh grafik yang sudah diubah jenisnya

b. Warna Grafik:
1). Format - Chart Wall ->Jika ingin menambahkan warna pada dinding grafik agar lebih menarik dapat ditambahkan dengan perintah Format – Chart Wall. Pilih jenis warna pada tab Area dan Transparancy untuk mengatur tebal tipisnya warna, jenis garis pada tab Border. OK.

Lihat, gambar 4.41: Mengatur Chart Wall

2). Format - Chart Area ->Jika ingin menambahkan warna pada latar grafik agar lebih menarik dapat ditambahkan dengan perintah Format – Chart Area. Pilih jenis warna pada tab Area dan Transparancy untuk mengatur tebal tipisnya warna, jenis garis pada tab Border. OK.

Lihat, gambar 4.42: Mengatur Chart Area

3). Format - Chart Floor ->Jika ingin menambahkan warna lantai grafik pada grafik dengan mode 3-Dimensi agar lebih menarik dapat ditambahkan dengan perintah Format – Chart Floor. Pilih jenis warna pada tab Area dan Transparancy untuk mengatur tebal tipisnya warna, jenis garis pada tab Border. OK.

Lihat, gambar 4.43: Menambahkan Chart Floor

4). Format – Object Properties ->Jika ingin menambahkan properti seperti warna, border, character, font effect, data label dan layout pada obyek grafik, klik pada obyek yang ingin ditambahkan propertinya. Aktifkan menu Format – Object Properties. Pilih tab yang sesuai dengan properti yang akan diubah. OK.

Lihat, gambar 4.44: Memformat obyek grafik

c. Keterangan Grafik:
1). Insert - Titles ->Jika kita lupa memberikan judul pada grafik, aktifkan menu Insert – Titles. Isikan pada Title untuk judul, Sub Title untuk sub judul, X axis untuk menambahkan label pada sumbu X, dan Y axis untuk menambahkan label pada sumbu Y.

Lihat, gambar 4.45: Menyisipkan judul grafik

2). Insert - Axis ->Untuk menampilkan atau menyembunyikan sumbu X, sumbu Y atau sumbu Z. Aktifkan menu Insert – Axis. Klik pada option-option X axis, Y axis dan Z axis. OK.

Lihat, gambar 4.46: Menampilkan keterangan sumbu X, Y dan Z

3). Insert - Grid ->Garis-garis horisontal dan vertikal di belakang diagram digunakan sebagai garis bantu untuk melihat nilai pada sumbu X atau sumbu Y pada grafik. Untuk menambahkannya aktifkan menu Insert – Grid.

Lihat, gambar 4.47: Menampilkan grid

4). Insert – Legend ->Untuk menampilkan atau menyembunyikan keterangan grafik Aktifkan menu Insert – Legend. Show Legend untuk mengaktifkan. Untuk mengatur posisinya pada grafik dapat memilih Left (kiri), Right (kanan), Top (atas) atau Bottom (bawah). OK.

Lihat, gambar 4.48: Menyisipkan legend

5). Insert – Data Labels ->Untuk menampilkan atau menyembunyikan label grafik (nilai) Aktifkan menu Insert – Data Labels. Show value as number artinya menampilkan nilai dalam bentuk angka. Show value as percentage menampilkan nilai dalam bentuk perentase. Show category menampilkan kategori. Show legend key, menampilkan kategori legend. OK.

Lihat, gambar 4.49: Menampilkan data label