Mengenal openoffice.org calc

Saat kita mulai bekerja dengan OpenOffice.org Calc, maka akan tampil sebuah halaman kerja yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu: baris menu, toolbar standar, toolbar formatting, baris formula, halaman spreadsheet, dan baris status.

a. Menjalankan openoffice.org Calc:

Untuk menjalankan OpenOffice.org spreadsheet, kita dapat melakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Melalui Menu Aplications → Office → Spreadsheet.
2. Pilih menu bar File → New → Spreadsheet.
3. Tekan tombol New dan pilih Spreadsheet.

b. Identifikasi lembar kerja:

Selanjutnya akan muncul window OpenOffice.org Calc, seperti yang terlihat pada gambar berikut ini.

Halaman spreadsheet terdiri dari beberapa tab-tab sheet, yang setiap sheet terlihat seperti tabel besar yang terdiri dari baris (penomoran dengan numerik) dan kolom (penomoran dengan abjad kapital).

1). Baris Judul:

Baris Judul terdapat pada bagian paling atas dalam jendela program. Bagian ini memuat keterangan tentang perangkat lunak yang sedang kita gunakan dan nama file yang sedang aktif. Nama perangkat lunak yang terbaca adalah OpenOffice.org Calc, sedangkan nama default file yang terbuka adalah Untitled1. Di ujung sebelah kanan Baris Judul terdapat tiga tombol pengaturan jendela, yaitu: tombol minimized, maximized/restored, dan closed.

Tombol Minimized: tombol ini berfungsi untuk memperkecil tampilan lembar kerja lalu menyembunyikannya.

Tombol Maximized/Restore: tombol ini berfungsi untuk memperbesar dan memperkecil tampilan lembar kerja.

Tombol Closed: tombol ini berfungsi untuk menutup tampilan lembar kerja.

Menu Pulldown untuk menampilkan perintah pada menu: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, dan Help.

c. Baris, kolom, sel dan range

Pada lembar kerja OpenOffice.org Calc, ada beberapa yang perlu diketahui karena sering digunakan dalam bekerja dengan aplikasi ini. Dalam lembar kerja terdapat baris, kolom, sel dan range.

2). Kolom dalam spreadsheet terdapat di pojok atas dan tersusun horizontal, dimulai dari kolom A sampai dengan kolom IV.

3). Sel adalah titik perpaduan antara baris dan kolom, atau dengan kata lain sel adalah kumpulan dari baris dan kolom. Contoh sel A1, berarti kolom A baris 1.

4). Range adalah kumpulan dari sel-sel. Contoh: A1;B5 berarti range yang terdiri dari kumpulan sel A1 sampai dengan B5.

d. Operasi dasar bekerja dengan sheet

Operasi dasar dalam bekerja menggunakan sheet, dapat kita lakukan dengan cara meng-klik kanan pada sheet tersebut lalu memiih jenis operasi yang kita kehendaki, dari menambahkan sheet sampai dengan menghapus dan memindahkan sheet.

e. Keluar dari program OpenOffice.org Calc

Untuk keluar dari program OpenOffice.org Calc, anda bisa mengklik tanda silang X pada pojok kanan atas program OpenOffice.org Calc tersebut. Atau dapat juga melalui cara menggunakan pilihan exit yang ada dalam menu file.

TIPS:
Ctrl + End + ↓ untuk menuju baris terakhir
Ctrl + End + → untuk menuju kolom terakhir.
Ctrl + Home untuk menuju kolom dan baris pertama

Sekilas tentang program pengolah angka

Saat ini perangkat lunak pengolah angka sudah banyak tersedia, baik dari yang didapat dengan cara berbayar atau juga yang gratis. Ada beberapa macam software atau perangkat lunak pengolah angka, dan di antaranya adalah: 'Microsoft Office Excel (versi 97,2000,2003,2007), Lotus 1-2-3, Borland Quattro, Visicalc, Boeing Calc 3D, Lotus Improv, Javelin Software, Lotus Jazz for Mac, Lucid 3D, Gnumeric dan OpenOffice.org Calc'. Semua itu mempunyai fungsi yang sama yaitu: 'mengolah angka'.

Kapankah kita perlu untuk menggunakan perangkat lunak pengolah angka ...? kita perlu menggunakan perangkat lunak pengolah angka, Yaitu: ketika kita dihadapkan pada persoalan hitung menghitung, maka di-saat itulah awal mulanya kita memerlukan perangkat ini.

Perangkat lunak pengolah angka atau dikenal dengan spreadsheet adalah program aplikasi komputer yang khusus untuk melakukan pengolahan perhitungan. Program ini berisi sejumlah sel yang terdiri dari kolom dan baris. Setiap sel dapat berisi teks atau angka. Sel tersebut dapat juga berisi rumus dari suatu perhitungan matematika.

Fasilitas-fasilitas yang disediakan dalam perangkat lunak pengolah angka ini memungkinkan kepada kita untuk dapat dengan cepat dan mudah dalam bekerja guna mengevaluasi, merevisi data perhitungan dan perbandingan harga, serta untuk membuat laporan dalam bentuk tabel dan diagram grafik.

Program pengolah angka

Ada beberapa aplikasi perkantoran Open Source, dan diantaranya adalah OpenOffice.org, KOffice, dll. Dalam OpenOffice.org ada program khusus pengolah angka yaitu OpenOffice.org Calc.

OpenOffice.org calc adalah perangkat lunak pengolah angka, seperti halnya Excel pada MS.Office, dan di buat sebagai alternatif Excel. Aplikasi ini berjalan di Linux, dan dapat juga berjalan pada Windows serta bersifat Open Source, sehingga aplikasi ini dapat di gunakan dengan gratis. Untuk mendapatkanya bisa dengan cara download dari situs OpenOffice.org, yaitu: www.openoffice.org atau dengan mendapatkan filenya dari CD pada suatu majalah yang membahas tentang komputer.

a. Definisi OpenOffice.org adalah kumpulan perangkat lunak aplikasi yang dapat dioperasikan dalam berbagai sistem operasi komputer. OpenOffice.org mendukung standar ISO 26300 Open Document Format (ODF) untuk pertukaran data sebagai standar format file. OpenOffice.org mampu mengenali bermacam-macam format dokumen, termasuk format Microsoft Office. OpenOffice.org awalnya diturunkan dari StarOffice, yaitu sebuah kumpulan perangkat lunak yang dikembangkan oleh StarDivision yang dibeli oleh Sun Microsystems. OpenOffice.org Calc adalah bagian dari OpenOffice.org yang merupakan salah satu jenis program pengolah angka yang bersifat open source.

b. Fungsi OpenOffice Calc adalah program yang bekerja mengkhususkan pada bidang perhitungan. Ketika anda membuka OpenOffice.org Calc, maka akan tampil sebuah jendela spreadsheet baru yang terdiri dari beberapa sheet kosong. Sebuah spreadsheet bisa memiliki banyak sheet yang digunakan untuk menyusun berbagai macam jenis informasi yang berhubungan pada satu file spreadsheet.

c. Contoh program pengolah angka: Ada beberapa program atau perangkat lunak pengolah angka yang sering digunakan dewasa ini. Di antaranya adalah seperti berikut ini:

d. Aplikasi yang bisa dibuat dengan program pengolah angka: Banyak sekali aplikasi perkantoran yang dapat dibuat dengan program pengolah angka, khususnya OpenOffice.org spreadsheet yaitu: perhitungan gaji karyawan, absensi, daftar inventaris barang dan banyak lagi lainnya.

TIPS: Untuk mendapatkan tips OpenOffice.org, kunjungi - www.openofficetips.com

Menu, toolbar dan ikon pada openoffice.org calc

Kita mesti mengetahui terlebih dahulu tentang lingkungan kerja pada OpenOffice.org spreadsheet, agar semua pekerjaan kita dapat diselesaikan dengan baik, karena di sanalah perintah dan fasilitas OpenOffice.org Calc berada.

Menu pada openoffice.org calc

a. Fungsi Menu:
Menu berisi kumpulan perintah yang dikelompokkan dalam susunan menu dan sub menu. Sub menu yang aktif ditandai dengan warna yang jelas dan dapat digunakan untuk memproses sel yang terpilih. Sedangkan sub menu yang tidak aktif berwarna abu-abu dan tidak dapat diakses (di-klik), kecuali setelah melalui perlakuan lain lebih dahulu. Misalnya: sub menu Merge Cell pada menu Format hanya akan menjadi aktif setelah memilih sel yang akan digabung dengan cara mem-blok sel yang akan digabung.

b. Macam-macam Menu:
Menu ini sama seperti pada menu-menu OpenOffice lainnya, yaitu yang akan menghubungkan pada fasilitas OpenOffice.org Calc.

Ada cara cepat untuk menggunakan menu ini. Jadi, kita tidak harus mengklik menu, tapi dengan cara menekan beberapa tombol pada keyboard. Misalnya untuk membuka dokumen baru kalau dari menu dengan cara:

Melalui Menu bar:
Klik File → New → Spreadsheet 

Melalui tombol:
Perhatikan gambar menu di atas ...! Pada nama menu yang terdapat huruf bergaris bawah menunjukkan menu tersebut dapat dibuka dengan menekan tombol Alt berbarengan dengan huruf yang bergaris bawah.

Untuk membuka dokumen baru dengan cara:
Tekan Alt + FNS.
Artinya, sambil menekan tombol Alt + tekan FNS. (FNS: File New Spreadsheet).
Langkah ini dapat dipersingkat dengan menekan tombol CTRL+N yang diberi tahu di sebelah kanan nama menu.

Berikut ini adalah menu penting dan fungsinya pada OpenOffice.org Calc: 

Ada beberapa sub menu yang diberi tanda ceklis, artinya sub menu tersebut sedang aktif digunakan. Contohnya pada menu yang mengatur tampilan toolbar (View > Formula Bar) Untuk me-nonaktifkannya dengan cara klik mouse sekali lagi pada sub menu tersebut hingga hilang tanda ceklisnya.

Untuk mengaktifkan menu cukup dipilih dengan klik mouse pada menu yang ditunjuk, lalu pilih sub menu di bawahnya. Apabila pada sub menu terdapat tanda > maka artinya dalam sub menu tersebut masih ada sub menu lagi.

Toolbar dan ikon pada openoffice.org calc

Definisi toolbar dan ikon:
Toolbar adalah ikon-ikon yang mempunyai perintah sejenis, dan dikumpulkan dalam sebuah baris ikon. Pada saat mengetik, gunanya adalah untuk melakukan perintah yang sering kita gunakan. Dengan demikian, untuk membuka menu yang memerlukan waktu lama dapat dipersingkat dan lebih cepat. Semua itu telah disediakan tombol sebagai jalan pintas untuk melakukannya yang disebut dengan ikon.

Toolbar yang tersedia pada OpenOffice.org spreadsheet cukup banyak, ada 24 macam, di antaranya yang sering digunakan adalah: Toolbar Formating

Contoh ikon-ikon yang mempunyai fungsi untuk memformat isi sel dikelompokkan dalam Toolbar Formatting.

Menampilkan toolbar yang belum tersedia

Untuk menampilkan Toolbar di atas dapat dilakukan dengan perintah:

1. Klik menu View.
2. Pilih Toolbar.
3. Pilih Nama Toolbar.

Toolbar yang aktif ditandai dengan tanda ceklis, apabila ingin menonaktifkannya tinggal diklik sekali lagi sehingga tanda ceklisnya hilang.

Untuk fungsi dan penggunaan toolbar akan kita bicarakan pada halaman-halaman berikutnya yang berhubungan dengan materi.

Menggunakan menu dan ikon pada openoffice.org calc

Penggunaan menu dan ikon ini akan selalu bermanfaat ketika kita akan membuat dokumen atau memperbaiki dokumen yang sudah dibuat.

Penggunaan Menu dan Ikon untuk Membuat Dokumen Baru

Pembuatan dokumen baru pada OpenOffice.org Calc dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

1). Melalui toolbar New:
Setelah kita selesai mengerjakan sebuah dokumen pada OpenOffice.org Calc dan akan membuat file berikutnya, caranya adalah sebagai berikut:

2). Melalui OpenOffice.org yang sedang Aktif:
Ketika kita sedang bekerja dengan OpenOffice.org Writer atau lainnya selain Calc, dan akan bekerja juga dengan OpenOffice.org Calc, kita tidak perlu menutup program atau melalui taskbar, tetapi langsung saja dari menu File yang ada pada program tersebut.

3). Penggunaan Menu dan Ikon untuk Mengedit Dokumen (cut, copy, paste):
Dalam pembuatan dokumen anda akan membutuhkan perintah untuk membantu perbaikan dokumen yang salah. Adapun menu dan ikon yang sering digunakan dalam memperbaiki dokumen di-antaranya yaitu: cut, copy dan paste.

Berikut fungsi penggunaaan ikon dalam proses perbaikan dokumen yang biasanya sering digunakan.

Selain ikon, kita dapat juga menggunakan menu yang terkumpul dalam menu edit.

4). Penggunaan Menu dan Ikon untuk Membatalkan dan Mengulang Perintah:
Selain perbaikan (pengeditan) suatu saat anda akan membatalkan apa yang sudah dikerjakan atau akan mengembalikan ke posisinya semula, anda dapat melakukannya dengan bantuan menu atau ikon undo dan redo.
Undo dan redo dapat dilakukan berulang beberapa kali.

5). Penggunaan Menu dan Ikon untuk Memformat Karakter (font, size, color, bold, italics, underline, dll):
Ada juga ikon yang berguna untuk Format teks, pada menu terkumpul di menu Format sedangkan pada toolbar dikelompokkan di toolbar formatting.

Untuk mengaktifkan menu perubahan karakter lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:

Menampilkan Menu bar

1. Klik 2x pada sel yang terdapat teks yang akan diatur.
2. Klik Format >> Character.
3. Aturlah font typeface dan size.
   • Font digunakan untuk mengatur jenis huruf.
   • Typeface digunakan untuk mengatur tampilan huruf.
   • Size digunakan untuk mengatur besar huruf.

Menampilkan Tool bar

Toolbar yang digunakan adalah toolbar formatting.

6). Penggunaan Menu dan Ikon untuk Mengatur Perataan:

7). Penggunaan Menu dan Ikon untuk Memformat Angka (currecy, %, dll):
Penampilan teks dalam memformat angka diperlukan untuk membedakan antara teks dan angka serta memper-cepat pembacaan data.

Toolbar format Cells

8). Penggunaan Menu dan Ikon untuk Menyimpan Dokumen:
Setelah kita melakukan proses pengerjaan OpenOffice.org Calc, yang penting dilakukan adalah mendokumentasikan pekerjaan tersebut dengan menyimpannya. Tujuannya agar kita dapat membuka kembali dokumen yang telah dibuat tanpa harus mengetik ulang.