Memasukan data

Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, kita dapat melakukannya dengan menggunakan mouse atau tombol panah pada keyboard untuk berpindah ke antar sel. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu: posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data. misalnya, data teks akan berada pada posisi rata kiri dan data angka akan berada pada posisi rata kanan. Data yang diketikkan pada lembar kerja akan tertulis, apabila kita menekan tombol enter, tombol tab, atau tombol anak panah pada keyboard. Bisa juga dengan mengganti posisi kursor ke sel yang lain dengan mouse.

Kemudian, data yang telah ditulis pada suatu sel dapat terhapus, apabila pada sel tersebut kita mengetikkan sasuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikan, maka kita dapat memilih perintah Undo pada menu Edit. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace dan Delete untuk menghapus isi sel. Jika kita ingin mengganti atau mengedit isi sel, dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan diubah atau dengan menekan tombol F2 pada keyboard.

Memasukkan data

Agar kita lebih memahami teori jenis-jenis data di atas, kita dapat mempraktikkan langsung di komputer kita beberapa jenis data ke dalam lembar kerja OpenOffice Calc mulai dari data teks, angka, kemudian tanggal dan waktu seperti contoh yang akan kkita tunjukkan di bawah ini.

a. Data Teks: Bentuk dari data teks ini berupa karakter, atau dalam hal ini bisa berupa huruf yang tidak dapat dipergunakan dalam operasi perhitungan. Dalam hal penggunaan rumus, data teks bisa ditempatkan sebagai karakter atau string dengan format penulisan harus disertakan tanda kutip dua. Contohnya data berupa: nama-nama orang, alamat, dan berbagai data lainnya seperti dalam gambar berikut ini:

b. Data Angka: Semua jenis data angka pasti bisa digunakan dalam operasi perhitungan matematika. Oleh karena itu, pastikan tidak ada campuran berupa karakter lain selain data angka (numbers) seperti tanda kutip, titik koma, atau tanda baca lainnya.

Ketika menuliskan rumus berdasarkan data angka, maka tidak perlu tambahan karakter berupa tanda kutip dua seperti yang dilakukan pada data teks. Contoh untuk data angka dapat berupa: nomor induk siswa, nomor urut ujian, nomor telepon, dan berbagai jenis data angka lainnya seperti pada gambar berikut ini:

c. Data Tanggal: Format data default yang dimasukkan dalam sel sebagai data tanggal adalah: Bulan-Tanggal-Tahun. Dalam aplikasinya dikehidupan kerja, kita bisa menemukan banyak contoh bentuk formulir dan laporan yang menyertakan data tanggal di dalamnya. Ada yang menuliskannya dengan angka, ada juga yang berupa nama bulan dan campuran angka dan teks seperti yang ada pada contoh di bawah ini:

d. Data Waktu: Format waktu akan tertulis berupa Jam:Menit:Detik jika dalam penulisan tidak ada perubahan formatnya. Ini artinya data yang muncul adalah data yang bersifat general tanpa melalui proses formatting. Contoh yang bisa kita tulis adalah data berupa jadwal pelajaran, waktu kehadiran dan pulang karyawan, jadwal penerbangan pesawat, dan data waktu lainnya.

Jenis-jenis data

Bahwa: dalam aplikasi spreadsheet biasanya terdapat beberapa jenis data, yaitu: teks, angka, tanggal dan waktu (Lihat pada gambar).

Berikut adalah penjelasan dari masing-masing jenis data tersebut.

a. Teks (String): Jenis data teks jika dimasukkan ke dalam sel, maka formatnya akan otomatis rata kiri. Data jenis teks merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau bisa berupa gabungan dari huruf dan simbol serta angka. Biasanya data jenis teks ini ditampilkan dalam beberapa bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan berbagai format teks yang lainnya.

Untuk mengatur format tampilan teks dapat dilakukan melalui menu maupun menggunakan toolbar Formatting. Beberapa ikon pada toolbar Formatting dapat digunakan untuk mengatur format teks (Lihat pada gambar).

b. Angka (numerik): Jenis data angka jika dimasukkan ke dalam sel, maka formatnya akan otomatis rata kiri. Data jenis angka merupakan suatu data yang terdiri atas karakter berupa angka, simbol mata uang, dan simbol-simbol lainnya yang bisa dipergunakan dalam perhitungan.

c. Tanggal (date): Jenis data tanggal jika dimasukkan ke dalam sel, maka format default yang ditampilkan adalah mm/dd/yy di mana 'mm' adalah bulan (Mounth), dan 'dd' adalah tanggal (Date), serta 'yy' adalah tahun (Year). Format ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.

d. Waktu (time): Jenis data waktu jika dimasukkan ke dalam sel, maka format default yang akan ditampilkan berupa hh:mm:ss di mana 'hh' adalah jam (Hours), dan 'mm' adalah menit (Minutes), serta 'ss' adalah detik (Seconds). Untuk berbagai keperluan, maka format data waktu ini juga dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.

Sebagai catatan, format pemasukkan data tanggal dan waktu mungkin akan berbeda untuk setiap komputer, tergantung pada Regional Setting dan pengaturan yang ada pada komputer saat instalasi.

e. Rumus (formula): Selain dari empat jenis data di atas, ada satu tambahan jenis data yaitu formula atau rumus. Jenis data ini digunakan untuk mempermudah operasi perhitungan dalam lembar kerja. Penulisan rumus biasanya harus diawali dengan tanda sama dengan (=), sedangkan dalam operasi perhitungannya menggunakan beberapa operator, yaitu:

1. Operator Aritmatika (hitung)
2. Operator Logika
3. Operator Teks

Menggunakan fill series

Fasilitas ini sering digunakan para pengguna aplikasi spreadsheet karena kemudahannya. Fill Series digunakan untuk membuat daftar urutan otomatis seperti penomoran otomatis, penamaan hari otomatis, penamaan bulan otomatis dan segala urutan yang otomatis lainnya. Adapun langkah penggunaan Fill Series adalah sebagai berikut:

1). Blok range sel yang akan diisi data urut (Misalnya berupa data nama-nama hari secara otomatis).
2). Pilih menu: Edit -> Fill -> Series.
3). Kemudian akan muncul kotak dialog Fill Series.

Pada bagian Direction, pilih: Down.
Di bagian Series Type, pilih: Auto Fill.
Di bagian Start Value, ketikkan: Sunday.

4). Klik OK.

Kemudian, hasilnya adalah sebagai berikut:

TIPS: Untuk mempercepat Auto Fill, kita harus mengisi sel pada hari pertama (Sunday), kemudian lakukan Double Click agar nama hari yang lain tampil secara otomatis.

Menggunakan sort lists

Fasilitas ini hampir mirip penggunaanya dengan Auto Fill atau Fill Series. Fasilitas ini sangat berguna jika kita ingin mengurutkan data terutama pada data yang tidak berdasarkan abjad atau numerik. Berikut ini langkah untuk mengurutkan data pada sel melalui daftar pengurutan otomatis:

1. Masukkan sebuah daftar hari atau daftar lain pada sebuah Sel.
2. Selanjutnya, pilih sel tersebut, dan geser kotak hitam kecil yang ada di ujung kanan bawahnya.
3. Daftar hari berikutnya akan muncul secara otomatis pada daerah yang dipilih.

Jika kita ingin membuat urutan daftar sendiri, caranya adalah sebagai berikut:

1. Menggunakan menu: Drop Down, pilih menu Tools -> Options.
2. Pada kolom sebelah kiri, pilih OpenOffice.org Calc -> Sort Lists.
3. Klik tombol New pada kolom paling kanan.
4. Kemudian pada bagian Entries yang ada di sampingnya, tulis daftar (misalnya nama-nama hari) secara berurutan.
5. Klik tombol Add untuk menambahkan daftar yang baru dibuat pada bagian Lists di samping Entries.
6. Klik OK untuk mengakhiri.