Mengelola data dengan openoffice.org calc

Seorang administrasi sering kali dihadapkan dengan pekerjaan mencari data. Kelihatannya memang mudah. Tetapi, ketika proses pencarian berapa banyak data yang harus kita baca dan di mana sumber data itu berada ...? tentu ini bukanlah pekerjaan mudah. Kalau data itu sedikit mungkin sangatlah mudah untuk mencarinya. Tetapi seorang administrasi sebuah kantor ternyata sangatlah banyak datanya, apalagi jumlahnya dari tahun ke tahun selalu bertambah.

Menurut kita, apa yang dibutuhkan oleh seorang administrasi dalam memecahkan masalah ini, yaitu apakah perlu sebuah sistem informasi berbasis data atau pengelolaan data yang memungkinkan seorang administrasi dapat mencari data dengan cepat ...?

Database merupakan basis data yang berisi beberapa kumpulan data yang bernilai informasi tentang suatu obyek tujuan atau topik tertentu. Misalnya: data barang suatu supermarket, buku telepon, katalog buku, data siswa, data penduduk dan sebagainya.
Banyak pendapat tentang apa itu arti informasi.

• McFadden, dkk. (1999): informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
• Menurut Davis (1999): informasi adalah: data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
• Menurut Shannon dan Weaver: mendefinisikan informasi adalah: dengan adanya informasi yang semula tidak pasti menjadi pasti.

DATA disebut juga sebagai bahan mentah infomasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi lebih bermakna. Atau data adalah merupakan fakta atau objek dalam suatu peristiwa yang masih belum di olah atau dapat dikatakan data asli dalam bentuk lembaran-lembaran kertas. Contohnya: Nama, Alamat, Suhu, Warna, Jumlah, dan sebagainya.

Database merupakan proses penyimpanan beragam informasi untuk diolah sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan kembali dengan mudah dan cepat. Fungsi dari program pengolah data adalah membantu proses penyimpanan dan pengolahan data dengan lebih cepat dan efisien sehingga data dapat diproses menjadi informasi.

Saat ini sudah banyak sekali pemanfaatan sistem informasi di seluruh aktivitas kegiatan sehari-hari pada sebuah kantor, swaalayan, bahkan tempat parkir kendaraan, karena memanfaatkan informasi berbasis data ini sangat mudah dan tidak perlu biaya mahal. Contoh sederhananya adalah dengan menggunakan OpenOffice.org Calc kita akan dapat mengelola data-data menjadi informasi. Yang memanfaatkannyapun bermacam-macam, mulai dari pengusaha sampai pelajar. Bagaimana pelajar bisa memanfaatkan Informasi ...? Dengan mengumpulkan data nilai kita, kemudian diolah sedemikian rupa maka akan menghasilkan informasi terhadap diri kita sendiri. Misalnya nilai pada pelajaran tertentu memenuhi target nilai atau harus ditingkatkan dengan cara les privat.

Mengelola data pada OpenOffice.org Calc dapat kita lakukan dengan berbagai cara, tergantung dari kebutuhan dan pemanfaatannya. Penyajian pengolahan data tentunya haruslah tepat agar data dapat bermanfaat dan menjadi informatif. Misalnya: seorang guru membutuhkan data siswa dan data nilai, dan seorang pedagang membutuhkan data harga barang dan penjualan. Jangan sampai guru mendapatkan informasi data harga barang dan pedagang mendapatkan data siswa, karena pasti data tersebut tidak akan menjadi informasi yang bermanfaat.